Funktionen

Mit Skyline erhalten Sie einen umfassenden Blick auf Ihre Kunden und Interessenten.
Bei einem Firmeneintrag sehen Sie:

• Offene Aufgaben
• Aktuelle Verkaufschancen
• Laufende Projekte
• Offene Angebote
• Überfällige Rechnungen
• Aktive Aufträge
• Umsätze

Darüber hinaus finden Sie eine Verlaufsansicht, welche Ihnen alle Informationen rund um die Firma in einem chronologischen Verlauf darstellt, inkl. Notizen, Aufgaben, abgelegte E-Mails und Informationen.
Sie können auch Umsatzzahlen auf Basis von Rechnungen, Angeboten, Verkaufschancen oder Kontaktberichten nach Ihren Bedürfnissen direkt bei einer Firma anzeigen lassen. So können Sie beispielsweise Rechnungen, offene Angebote, getrennt nach Produktgruppen, zukünftige Rechnungen und vieles mehr anzeigen lassen, jeweils mit Vorjahresvergleichen.
Sofern Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen in Skyline hinterlegt haben, können Sie auch alle Aufträge mit dem Kunden auf einen Blick darstellen lassen, inkl. Zeitleiste.

Mit Skyline verwalten Sie einfach und effizient Ihre Firmenkontakte und Ansprechpersonen. Erstellen Sie frei konfigurierbare Kontaktberichte, schreiben Sie Notizen, delegieren Sie Aufgaben und legen Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz direkt in Skyline ab. So erhalten Sie einen detaillierten Überblick über Ihre Kontakte und finden bei Bedarf schnell und einfach alle Informationen die Sie benötigen.
Dank der in Skyline integrierten HEROLD-Unternehmensdatenbank können Sie neue Kontakte einfach per Suchfunktion mit allen wichtigen Informationen übernehmen, wie z.B.:

• Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• E-Mail
• Web-Adresse
• UID-Nummer
• Firmenbuchnummer
• Branche
• Umsatz
• Anzahl der Mitarbeiter
• sowie die beim Unternehmen angeführten Ansprechpersonen

Skyline stellt Ihnen damit einen Zugriff auf ca. 600.000 österreichische Unternehmen zur Verfügung.
Skyline hält Ihre Kontaktdaten auf Wunsch auch aktuell – dies ist insbesondere bei Umzügen oder Änderung der Kontaktdaten von Vorteil.

Mit Skyline können Sie Ihre gesamte Kundenkorrespondenz verwalten und jederzeit einsehen.

• Schreiben Sie Kontaktberichte und kategorisieren Sie diese nach Ihren Bedürfnissen
• Erfassen Sie Notizen oder legen Dokumente bei der jeweiligen Firma oder der Ansprechperson ab
• Senden Sie Ihre E-Mails einfach an Skyline, um wichtige Kunden-Korrespondenz in Skyline abgelegt zu haben
• E-Mails können Sie aus Ihrem E-Mail-Programm auch direkt per Drag & Drop in Skyline ablegen, inkl. Anhänge
• Erfassen Sie Aufgaben und weisen Sie diese an andere Benutzer oder Benutzergruppen zu
• Hinterlegen Sie Verkaufschancen und haben Sie stets einen Überblick über Ihre Geschäfte
• Vergeben Sie Tags, um die Kundenkontakte nach Ihren Vorlieben zu kategorisieren

Diese Möglichkeiten stehen grundsätzlich in den wichtigsten Bereichen von Skyline zur Verfügung, wie z.B. Firmen, Personen, Marketinglisten, Kampagnen, Projekten, Rechnungen, Angeboten, usw.
Bei einer Firma können Sie sich auch alle Verlaufs-Einträge aller verbundenen Bereiche anzeigen lassen. So erhalten Sie schnell und einfach einen umfassenden Überblick.

Mit Skyline können Sie in den meisten Bereichen Aufgaben erstellen, welche Sie für sich selbst, andere Benutzer oder Benutzergruppen anlegen können.
Aufgaben werden dabei bei jedem Eintrag direkt und auch gesammelt am Dashboard angezeigt.
Bei neuen Aufgaben können Sie sich automatisch von Skyline per In-App-Nachricht oder per E-Mail benachrichtigen lassen.
Ihre Aufgaben können auch per Kalender-Synchronisation in alle gängigen Kalender-Programme wie Outlook, Thunderbird, usw. integriert werden.
Eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung für überfällige Aufgaben lässt Sie keine wichtigen Termine und Aufgaben mehr vergessen.

Sie können in Skyline an unterschiedlichen Stellen Dateien ablegen, wie z.B. Notizen, Aufgaben oder Kontaktberichten. Dateien werden im Verlauf sowie in einer separaten Datei-Liste für jeden Eintrag angezeigt. Dateien können weiters kategorisiert und mit weiteren Informationen versehen werden.
Wenn Sie in Skyline E-Mails ablegen oder diese direkt an Skyline senden, werden automatisch alle Anhänge mit abgelegt.
Für Bilder wird automatisch eine Vorschau erzeugt, über welche Sie das Originalbild aufrufen können.
Über eine eigene Dateiliste können Sie schnell und einfach nach beliebigen Dateien in Skyline suchen oder die Daten exportieren.

Skyline bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Leads und Verkaufschancen.
Legen Sie neue Verkaufschancen an, definieren Sie die erwarteten Umsätze, Eintrittswahrscheinlichkeiten und priorisieren Sie Ihre Verkaufschancen für eine effiziente Abwicklung.
Sie können Ihren Verkaufsprozess mit individuell konfigurierbaren Pipelines abbilden und Ihre Leads so nach Ihren Bedürfnissen bearbeiten. Die einzelnen Pipeline-Schritte können mit frei definierbaren Sollzeiten versehen werden, um so schnell auf Verzögerungen reagieren zu können.
Legen Sie Notizen, Dokumente und Aufgaben direkt bei Verkaufschancen ab um alle relevanten Informationen an der richtigen Stelle zu sammeln.
Nutzen Sie die vielen Reporting-Funktionen von Skyline, um Ihre Verkaufschancen auszuwerten. Skyline bietet Ihnen diverse Auswertungen und Kennzahlen wie Umsatz und Abschlüsse nach Zeit, Produkt, Kunde oder Verantwortlichkeit.

Sie können Ihre Firmenkontakte und Ansprechpersonen in Skyline ganz einfach mittels Marketinglisten bündeln. Nutzen Sie dieses Feature z.B. für die Planung von Veranstaltungen, Weihnachtsaussendungen oder Ihren Newsletter-Versand. Dabei werden in Skyline alle Verarbeitungen in Marketinglisten aufgezeichnet und können beim jeweiligen Kontakt eingesehen werden. So wissen Sie z.B. zu jeder Zeit, wann ein Kontakt zu einer Liste hinzugefügt oder wieder entfernt worden ist.
Marketinglisten können auch mit sogenannten Kontaktmöglichkeiten verknüpft werden. Sie können beispielsweise verschiedene Newsletter in Skyline abbilden, wobei bei jedem Kontakt das Opt-in- und ggf. ein Opt-out-Datum erfasst werden kann. In Marketinglisten werden dann automatisch Kontakte mit fehlendem Opt-in nicht mehr exportiert oder an Newsletter-Systeme weitergegeben.
Ihre Kontakte können Sie auch mit wenigen Clicks mit gängigen Newsletter-Tools wie MailChimp® oder CleverReach® synchronisieren.

Das in Skyline integrierte Kampagnen-Management ermöglicht die individuelle Gestaltung und Abwicklung von Marketing-Kampagnen.
Legen Sie neue Kampagnen in Skyline an und gestalten Sie den Ablauf nach Ihren Bedürfnissen.
Sie können hierzu Kampagnen-Phasen hinterlegen, welche im Rahmen der Marketing-Kampagne durchlaufen werden.
Definieren Sie Ihre Zielgruppe, indem Sie Firmen oder Personen nach allen verfügbaren Daten filtern oder selbsterstellte Marketinglisten zur Kampagne hinzufügen.
Sie können während der Abwicklung der Kampagne die Kontakte in die einzelnen Phasen verschieben bzw. auf verloren oder gewonnen setzen. Sammeln Sie alle relevanten Informationen innerhalb der Kampagne und weisen Sie diese den jeweiligen Kontakten zu.
Skyline bietet Ihnen in der Kampagnen-Übersicht jederzeit einen genauen Überblick über den Status und Erfolg Ihrer Kampagne.

Die in Skyline integrierte Projekt- und Arbeitszeiterfassung erlaubt es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, einfach und effizient Ihre Arbeitszeiten zu erfassen.
Sie können pro Mitarbeiter Beschäftigungsverhältnisse verwalten, für welche Sie Arbeitszeiten, Ziele (für Sales-Reporting) und Stundensätze definieren können.
Abwesenheiten könne direkt in Skyline nach Ihren Vorgaben hinterlegt werden.
Die Eingabe der Arbeitszeiten ist sehr einfach und intuitiv gestaltet, damit Ihre Mitarbeiter so wenig Zeit wie möglich für die Erfassung benötigen.
Eine Integration mit dem Rechnungsmodul ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Clicks Projektabrechnungen durchzuführen.

Skyline bietet Ihnen die Möglichkeit, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften zu erstellen und zu verwalten. Erstellen Sie revisionssichere Rechnungen genau nach Ihren Anforderungen, erstellen Sie Angebote direkt aus Verkaufschancen und verfolgen Sie fällige Rechnungen und offene Angebote.
Sie können in Skyline Vorlagen erstellen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen und Ihrem Corporate Design gestalten können. Jede Dokument-Vorlage bietet Ihnen auch die Möglichkeit, individuelle Datenfelder anzulegen (wie Texte, Datums-Werte, Auswahllisten, etc.), um so spezifische Anforderungen an Ihre Rechnungen zu erfüllen.
Sie können individuelle Nummernkreise verwalten um beispielsweise für mehrere Unternehmen oder Rechnungssteller Dokumente zu erstellen.
Mit Hilfe des umfangreichen Reportings haben Sie mit Skyline stets einen genauen Überblick über offene, fällige und bezahlte Rechnungen sowie die gesamte Historie.
Sie können in Skyline ganz einfach wiederkehrende Rechnungen erstellen, die automatisch zu den von Ihnen definierten Zeiten generiert werden. Das integrierte Mahnmodul erlaubt es Ihnen, individuelle Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu erstellen und auch direkt zu versenden.
Mithilfe der integrierten E-Mail-Versandoption können Sie Dokumente direkt aus Skyline heraus per E-Mail versenden. Erstellen und verwalten Sie unterschiedliche E-Mail-Vorlagen und passen Sie diese an Ihre Erfordernisse an. Damit die Dokumente unter Ihrer Domain versendet werden, können Sie optional Ihre eigenen Mailserver konfigurieren, über welche die E-Mails versandt werden.
Eine nahtlose Integration mit dem Workflow-Modul erlaubt es, automatisch Prozesse anzustoßen, wie beispielsweise Lagerprüfungen, Produktions- oder Bestellprozesse.
Auf Wunsch können Sie in Skyline auch Verträge abbilden, welche individuell nach Ihren Erfordernissen gestaltet werden können. Verträge können aus unterschiedlichen Bestandteilen zusammengesetzt und wie andere Dokumente mit Hilfe von frei definierbaren Datenfeldern befüllt werden. Sie können für Verträge individuelle Zeiträume und Kündigungsfristen hinterlegen und jederzeit einsehen, wann Verträge auslaufen. Skyline kann bei Bedarf Verträge nach Ablauf der Kündigungsfrist auch automatisch verlängern.

Mit Hilfe des Workflow-Management-Moduls können Sie Ihre Unternehmensprozesse direkt in Skyline abbilden, Aufgaben an Personen und Gruppen delegieren sowie aktuelle Status und Fortschritte überprüfen. Dazu können Sie in Skyline komplexe Workflows definieren sowie frei wählbare Datenfelder (wie Texte, Datums-Werte, Auswahl- und Checklisten) integrieren. Legen Sie den Ablauf Ihrer Prozesse in Form von Prozess-Schritten fest, verknüpfen Sie diese und vergeben Sie Fälligkeitsdaten für Ihre Arbeitsabläufe. Bei der Gestaltung Ihrer Workflows sind Ihnen dabei kaum Grenzen gesetzt.
Im Folgenden finden Sie einen Ausschnitt über die verfügbaren Funktionen und Möglichkeiten des Skyline Workflow-Moduls:

• Erstellen von Arbeitsabläufen
• Definieren von unterschiedlichen Workflow-Typen und –Status für die Auswertung nach speziellen Prozesskategorien (wie z.B. "Auftragsabwicklung" oder "Storno-Bearbeitung")
• Hinterlegung von frei definierbaren Datenfeldern (wie z.B. Texten, Datums-Werte, Auswahl- und Checklisten, etc.)
• Hinterlegung von E-Mail-Vorlagen (HTML und Text) für den automatisierten Versand von E-Mails im Rahmen der Prozessabwicklung
• Setzen von Fälligkeitsdaten mit diversen Regelmöglichkeiten (inkl. Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen)
• Ausfüllen von frei konfigurierbaren Checklisten, welche beim jeweiligen Workflow als PDF-Dokument abgelegt werden
• Erstellen von wiederkehrenden Prozessschritten oder ganzen Arbeitsabläufen (z.B. bei wiederkehrenden Aufgaben wie Kundenzufriedenheits-Befragungen oder Ähnliches)
• Integration von Kundenzufriedenheitsumfragen im Rahmen des E-Mail-Versandes

Skyline verfügt über ein umfangreiches Provisionsmanagement. Dabei können Sie sogenannte Provisionsmodelle hinterlegen, in welchen Sie beispielsweise für Produkte, Produktkategorien oder Produktkategorie-Gruppen Provisionssätze hinterlegen können. Diese können entweder prozentuell oder als absolute Beträge erfasst werden. Dabei können Sie auch Ausnahmen definieren, wenn beispielsweise Produkte im Rahmen eines Paket verkauft werden und in diesen Fällen andere Provisionssätze gelten sollen.
Pro Mitarbeiter können Sie die Provisionsmodelle für definierbare Zeiträume hinterlegen. Das erlaubt Ihnen unterschiedliche Provisionssätze für unterschiedliche Mitarbeiter festzulegen.
Provisionen werden dabei automatisch von Skyline bei bestimmten Aktionen erzeugt, welche Sie selbst festlegen können (beispielsweise bei Zahlungseingang einer Rechnung oder Annahme eines Angebots). Sie haben aber auch die Möglichkeit, individuell Provisionen für Mitarbeiter zu erfassen.
Ein integriertes Abrechnungsmodul ermöglicht es Ihnen, Provisionen zu prüfen und abzurechnen. Die Abrechnungen werden dabei historisch in Skyline hinterlegt und können jederzeit nachvollzogen werden.

Skyline bietet Ihnen umfangreiche Reporting-Möglichkeiten. Sie können für Ihre Verkaufszahlen individuelle Sales-Reports erstellen, welche pro Mitarbeiter verschiedene Kennzahlen enthalten können, wie beispielsweise:

• Soll- und Ist-Arbeitszeit, Abwesenheiten, etc.
• Anzahl Kontakte je Kontaktart (z.B. Anzahl Besuche, Telefonate, etc.)
• Anzahl Kontakte je Kontaktart pro Arbeitstag (inkl. Berücksichtigung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Umsatz (frei definier- und filterbar, z.B. Neukundenumsatz, Bestandskundenumsatz)
• Umsatz pro Arbeitstag (inkl. Berücksichtigung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Zielerreichung (Umsatz, Anzahl Kontakte, etc.)
• Anzahl Angebote, Rechnungen, etc.
• Anzahl Kunden (Bestandskunden, Neukunden, etc.)
• Quoten (frei definierbar mit Hilfe von Formeln)
• Kosten (frei definier- und filterbar)
• Kosten pro Arbeitstag (inkl. Berücksichtigung des Beschäftigungsverhältnisses)

Sales-Reports können dabei pro Tag, Woche, Monat, Jahr oder Year-to-date ausgegeben werden. Darüber hinaus können Sales-Reports auch zu definierbaren Zeitpunkten automatisch erstellt und per E-Mail versandt werden.

Für Projekte und Workflows gibt es zahlreiche Reporting-Möglichkeiten, wie Status-Reports, ein Backlog-Reporting mit offenen Aufgaben pro Benutzergruppe oder Benutzer, ein Durchlaufzeiten-Reporting, um die durchschnittlichen Laufzeiten eines Workflows zu erfassen, ein Daily-Report, in welchem für jeden Mitarbeiter die individuellen Aktivitäten ausgegeben werden können oder ein frei konfigurierbares Performance-Reporting, in welchem pro Mitarbeiter die Aktivitäten über einen Zeitraum inkl. Zielerreichung abgebildet werden.

Für Dokumente (Angebote, Rechnungen, etc.) gibt es ein umfangreiches Reporting nach Zeit, Kunde und Verantwortlichen. Das Rechnungs-Reporting erlaubt Ihnen auch zukünftige (wiederkehrende) Rechnungen sowie Leistungszeiten zu berücksichtigen, um Abgrenzungen abbilden zu können.

Jede Kommunikation mit Skyline erfolgt ausschließlich über sichere Verbindungen (moderne SSL/TLS-Verschlüsselung). Um den Zugang zu Skyline möglichst sicher zu gestalten, gibt es zahlreiche integrierte Funktionen.
Sie können eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren, mit welcher Sie beim Login mittels Benutzername und Passwort zusätzlich einen Code eingeben müssen, der z.B. auf Ihrem Smartphone mittels geeigneter App (z.B. Google Authenticator oder FreeOTP) generiert wird. Die Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist sehr einfach und ohne technisches Vorwissen aktivierbar.
Darüber hinaus können Sie eigene Passwort-Richtlinien erstellen und Ablaufzeiträume für Passwörter definieren.
Falls Sie über einen Office 365 Zugang verfügen, können Sie sich auch mit Ihrem Microsoft-Account in Skyline anmelden. Die Einrichtung erfolgt dabei über Microsoft Entra ID.

Skyline bietet zahlreiche Funktionen, um Sie bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung zu unterstützen.
So können Sie beispielsweise mit nur wenigen Clicks Kontakte pseudonymisieren oder komplett löschen.
Eine Liste aller länger nicht bearbeiteten oder inaktiven Kontakte ermöglicht Ihnen das schnelle Löschen oder pseudonymisieren von mehreren Kontakten.
Im Falle einer Daten-Beauskunftung können Sie mit nur wenigen Clicks umfangreiche Reports aller in Skyline gespeicherten Daten zu den entsprechenden Kontakten erstellen und diese an die Betroffenen senden.

Skyline bietet für Marketinglisten sowie Firmen- und Personenkontakte die Möglichkeit, diese direkt in gängige Newsletter-Anwendungen (wie beispielsweise MailChimp® und CleverReach®) zu übertragen. Dabei können Sie die Daten mit bestehenden Kontaktlisten synchroniseren oder neue erstellen.
Mithilfe der Anbindung an Microsoft Entra ID können Sie sich in Skyline mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden.
Bei Bedarf bieten wir Ihnen auch standardisierte (REST) oder individuelle API-Lösungen für die Integration in Ihre Systemlandschaft an.